Allround administratief medewerker

Wat ga je doen

Je werk bestaat uit twee delen. Ongeveer de helft van je tijd houd je de administratie bij. De andere helft neem je praktische klussen over van de eigenaar en de operationeel coördinator.

De administratie bijhouden

• Je verwerkt een paar keer per week de binnengekomen inkoopfacturen in onze werk- en financiële administratie.
• Je boekt op de vaste grootboekrekening, denkt mee bij facturen die daar niet vanzelf in passen en legt twijfelgevallen voor.
• Je controleert of alles volledig en juist is verwerkt, en signaleert wat ontbreekt.
• Je houdt het archief en de administratieve overzichten op orde.

Ondersteunende taken

• Je krijgt opdrachten van de eigenaar en de operationeel coördinator, zoekt ze uit en koppelt het resultaat overzichtelijk terug, bijvoorbeeld:
  • Je maakt een contactlijst van architecten en aannemers waar ons restauratiewerk interessant voor kan zijn.
  • Je vraagt bij een aantal dienstverlenende bedrijven prijzen en levertijden op en zet die naast elkaar.
  • Je maakt een PowerPoint voor een teammeeting, notuleert het overleg en houdt de actiepunten bij.
• Je neemt de telefoon aan en ontvangt bezoekers.
• Je houdt de voorraden op peil en plaatst bestellingen.

Wat wij bieden

• Een parttime functie van circa 12 uur per week, verdeeld over meerdere dagen. Uitgangspunt is maandag, woensdag en vrijdag; de tijden spreken we samen af. Werken binnen schooltijden of rond andere vaste verplichtingen kan prima, we denken graag mee.
• Veel vrijheid om je eigen werk in te delen, en ruimte om de functie op termijn uit te bouwen.
• Gezellige collega’s en een nuchtere, betrokken werksfeer. Korte lijnen, en je ziet direct wat je werk oplevert.
• Salaris en arbeidsvoorwaarden volgens de cao Metaalbewerkingsbedrijf (Metaal en Techniek), inclusief pensioenopbouw bij het Pensioenfonds Metaal en Techniek (PMT).

Een voorbeeld van een dagdeel

08:30 – Je begint met een kop koffie en je mail. Je loopt even langs Johan, de operationeel coördinator: wat moet er deze ochtend als eerste gebeuren?

08:45 – De inkoopfacturen van de afgelopen dagen. Je verwerkt ze in de administratie en boekt ze weg. Eén factuur klopt niet: er wordt iets anders berekend dan besteld is. Die leg je apart om straks voor te leggen.

09:30 – Koffiepauze met de collega’s van kantoor en werkplaats.

09:45 – Folkert, de eigenaar, komt langs. Er loopt een gesprek over een restauratieproject en hij wil weten wie er bij de gemeente over monumenten gaat. Jij zoekt het uit en zet de namen, telefoonnummers en e-mailadressen netjes op een rij.

10:05 – Er staat iemand aan de deur: de monteur voor de jaarlijkse controle. Je ontvangt hem en laat de juiste collega weten dat hij er is.

10:15 – De telefoon. Een aannemer belt over een factuur waar een referentie op ontbreekt. Je zoekt het bijbehorende project op en geeft het door.

10:30 – Je werkt het verslag van het overleg van vorige week uit en zet de actiepunten erbij. Een korte samenvatting deel je met de betrokken collega’s.

11:10 – Tijd om kantoorartikelen te bestellen. Het printerpapier is bijna op en een toetsenbord heeft het begeven. Je loopt de voorraad na, zoekt uit waar je de bestelling het beste kunt plaatsen en regelt dat alles de volgende dag wordt geleverd.

11:35 – Je werkt het archief bij en loopt een afgerond project na: zijn alle facturen binnen en zit alles op de goede plek? Eén leverancier blijkt nog niets gestuurd te hebben. Je zet het op je lijst voor de volgende keer.

12:00 – Je rondt af, zet op een rij wat je de volgende keer oppakt en legt de twijfelfactuur voor aan Johan.

12:30 – Einde ochtend.

Solliciteren

Stuur je cv en een korte motivatie naar Klaas Prosman, klaas@vandijkmetaaldesign.nl of bel 0488-727070. Heb je eerst een vraag over de functie? Bel gerust, dan vertellen we er graag meer over.

We nemen zo snel mogelijk contact met je op. In het gesprek vragen we je één korte praktijkopdracht te doen: een vraag uitzoeken en het antwoord in tien regels op een rij zetten. Zo krijgen we allebei een goed beeld van het werk. En uiteraard onder het genot van een kop koffie.